Aufgaben und Termine verknüpfen

Durchschnittlich sendet und empfängt jede Person, die E-Mails beruflich nutzt, 110 Nachrichten pro Tag (Radicati group, 2010 Email Statistics Report). Ein unordentlicher Posteingang macht mich sehr nervös und deshalb befolge ich den Tipp vieler Produktivitätsgurus: ich treffe blitzschnell eine Entscheidung und a) beantworte eine Nachricht sofort oder b) lösche bzw. archiviere sie. Doch daneben gibt es noch jene Nachrichten, die eine Aufgabe beinhalten und die ich nicht direkt beantworten kann und auch nicht archivieren sollte.

Damit mein Posteingang aufgeräumt bleibt und ich trotzdem nicht vergesse, auf eine Nachricht zu antworten oder die in der Nachricht beschriebene Aufgabe zu erledigen, benutze ich den Google Aufgabenplaner. Der Google Aufgabenplaner ist integriert in Google Mail und Google Kalender und erlaubt mir somit, einer Aufgabe in Google Mail ein Fälligkeitsdatum zuzuweisen. Automatisch sehe ich dann diese Aufgabe auch in meinem Kalender. Und das Beste daran: die Aufgabenbeschreibung enthält einen Link zur Original-Nachricht in Google Mail! Das heißt, dass ich alle Einzelheiten zur Aufgabe, die bereits in der Nachricht beschrieben sind, nicht noch einmal zur Aufgabenbeschreibung hinzufügen muss.

Schritt für Schritt funktioniert das folgendermaßen:

1. Öffnet eine E-Mail und wählt unter 'Weitere Aktionen' > 'Zum Google Aufgabenplaner hinzufügen':

2. Eine neue Aufgabe wird in der Aufgabenliste erstellt. Fügt der Aufgabe weitere Details zu, indem ihr auf den rechten Pfeil klickt:

In der Detailansicht könnt ihr nun ein Fälligkeitsdatum oder weitere Notizen eintragen. Ihr könnt jederzeit zur Listenansicht zurückkehren, indem 'Zurück zur Liste' auswählt:

3. Öffnet euren Google Kalender. Wenn ihr in 'Meine Kalender' euren Kalender 'Aufgaben' aktiviert habt, dann wird eure neu hinzugefügte Aufgabe an dem Tag angezeigt, an dem sie fällig ist:

Durch einen Klick auf die Aufgabe öffnet sich die Detailansicht und ihr könnt ruck-zuck auf die betreffende E-Mail zugreifen:

Weitere Informationen zum Google Aufgabenplaner findet ihr in diesem Hilfeartikel. Euch fehlt eine andere Funktion im Aufgabenplaner? Dann teilt uns hier eure Wünsche oder Verbesserungsvorschläge mit oder stimmt über die Vorschläge von anderen Nutzern mit ab.

Post von Meike Willms, Google Team