Google Mail-Anhänge im Netz bearbeiten und speichern

Wie oft hatte ich das schon: Jemand schickt mir per E-Mail eine Datei, die ich aber nicht gleich speichern will oder kann, weil ich z.B. nicht an meinem eigenen Computer sitze oder eben nicht so viele Dateien auf meinem lokalen Rechner haben möchte. Neugierig bin ich aber schon und gucke mal rein. Bisher ging das bei Google Mail mit der HTML-Ansicht. Das war ja schon mal ganz gut, hat mir aber manchmal das Format ganz anders angezeigt und vor allem konnte ich damit nichts weiter machen, als die HTML-Ansicht wieder zu schließen.

Jetzt kann man einige Formate wie Excel-, Word- oder RTF-Dateien als Tabelle oder Text in Google Text & Tabellen direkt von Google Mail aus öffnen. Der Vorteil ist hier, dass das Format erhalten bleibt und bearbeitet werden kann. Die Datei wird automatisch in meinem Google-Konto gespeichert und wann immer ich will, kann ich Freunden oder Kollegen erlauben, dasselbe Dokument im Netz zu öffnen oder sogar daran mitzuarbeiten.

Ein paar Freunde und ich organisieren gerade die dritte Ausgabe einer Zeitschrift. Wir sind über Deutschland, die Schweiz und Irland verteilt. In den letzten Jahren hat es sich immer wieder als Herausforderung erwiesen, die vielen Texteinsendungen kurzfristig zur Auswahl und zum Lektorat untereinander aufzuteilen.

Dieses Jahr haben wir ein gemeinsames Google Mail-Konto eingerichtet und alle eingehenden E-Mail-Anhänge werden einfach von dort aus als Google-Texte geöffnet und in unserem gemeinsamen Konto gespeichert. In Google Text und Tabellen haben wir für jeden von uns einen Ordner, sodass wir die eingegangenen Texte gleichmäßig auf alle verteilen können. Jeder arbeitet dann nur in seinem Ordner und wählt die Texte aus, die ihm am besten gefallen. In einer Google-Tabelle vergeben wir Punkte für die Texte, und am Ende des Prozesses kommt dann der große Abend, an dem wir uns mit Kaffee oder Bier zusammensetzen und alles ausdiskutieren.

An diesem letzten gemeinsamen Abend führt kein Weg vorbei, und ehrlich gesagt ist er ja auch der Hauptgrund, warum wir all das machen. Aber immerhin haben wir zwischendurch keinen endlosen E-Mail-Austausch mit zahllosen Anhängen, die dann bei jedem auf der Festplatte landen und nur Verwirrung stiften.

Ich kann diese Funktion wirklich empfehlen, egal ob du mit Freunden oder Kollegen Texte und Tabellen gemeinsam bearbeiten möchtest oder es einfach nur vorziehst, deine Anhänge im Internet zu speichern, sodass sie immer und von überall erreichbar sind. In der hier eingebetteten Präsentation wird in vier Schritten erklärt, wie man ganz einfach Google Mail-Anhänge im Internet öffnet und speichert.



In unserem Blog sind bereits früher Artikel zu den Funktionen von Google Text & Tabellen und zur Nutzung von Google Mail mit Google Text &Tabellen erschienen.

Natürlich gibt es auch Informationen zum Thema Google Mail-Anhänge in der Google Mail-Hilfe und in der Text & Tabellen-Hilfe. Viel Spaß beim Ausprobieren!

Post von Gilbert Dietrich, Google-Team