Neues Jahr, neue Ordnung: Labels in Google Mail

Die erste Woche des neuen Jahres ist vorbei, und schon wieder hat man mit einem riesigen Berg E-Mails zu kämpfen. Und wie peinlich war das doch letztes Jahr, als man den wichtigen Termin verschwitzt hat, weil man die entsprechende Nachricht im Chaos des Posteingangs nicht finden konnte...

Um gar nicht erst Verzweiflung aufkommen zu lassen, müssen Kategorien her, die eine Struktur schaffen, mit der man sich selbst am besten im Posteingang zurechtfindet. Wie wäre es zum Beispiel mit den drei Bezeichnungen "Dringend erledigen", "Später bearbeiten" und "Ablage" für E-Mails, die man zwar nicht bearbeiten, aber als Gedächtnisstütze behalten will? (Mit dem riesigen Speichervolumen von Google Mail kein Problem!) Gut, das wär´ dann schon mal eine Grundstruktur.

Aber was, wenn die E-Mails unter der Bezeichnung "Dringend erledigen" vom Verein, euren Eltern, fünf verschiedenen Freunden und der Arbeit sind? Mit Ordnern stoßt ihr da schnell an Grenzen, weil ihr euch umständlich merken müsst, unter welcher Kategorie ihr Mutterns E-Mail über die Organisation ihres Sechzigsten nun abgelegt habt.

Mit der Alternative Labels in Google Mail ist das kein Problem mehr, denn damit könnt ihr ein- und derselben E-Mail verschiedene Stichworte zuweisen. Das führt nicht dazu, dass die Nachricht dupliziert wird und euren Posteingang zumüllt, sondern bewirkt im Gegenteil, dass eine E-Mail unter verschiedenen Kategorien angezeigt werden kann. Mutterns E-Mail kann dementsprechend mit einem Label "Familie" versehen sein, aber auch mit "Dringend erledigen", wenn die Organisation des Geburtstages unmittelbar ins Haus steht.

Dasselbe Prinzip funktioniert natürlich auch hervorragend, wenn im neuen Jahr vielleicht ein größerer Umzug ansteht, ihr eine Reise oder die Veranstaltung eines Vereins organisieren oder einfach nur mal euren Neujahrs-Vorsatz hinsichtlich der Ordnung im Posteingang in die Tat umsetzen wollt.

Wie genau ihr Labels für die verschiedensten Zwecke anlegen könnt und wie diese dann in eurem Posteingang aussehen, erfahrt ihr in unserer kleinen Präsentation:



Probiert es doch einfach mal aus. Wenn das Prinzip auch anfangs vielleicht etwas ungewohnt klingt, wenn ihr an Ordner gewöhnt seid, werdet ihr Labels bald wegen ihrer Flexibilität nicht mehr missen wollen. Wenn ihr noch einen Schritt weiter gehen und es euch einfacher machen wollt, könnt ihr eingehende Nachrichten mittels Filtern sogar automatisch mit Labeln versehen.

Und für diejenigen von euch, die das Arbeiten mit einem Mail-Client vorziehen, ist ebenfalls gesorgt: Neben dem Zugriff über POP gibt es nämlich noch IMAP. Wenn ihr diese Zugriffsmöglichkeit wählt, sind der Posteingang im Web und der im Client jederzeit auf dem gleichen Stand, und Labels, die ihr im Web kreiert habt, werden in Outlook, Thunderbird oder anderen Clients als Ordner angezeigt.

Wir hier bei Google wünschen euch viel Spaß beim erfolgreichen Organisieren eurer Vorhaben für 2009 mit Google Mail.

Post von Heike Siemer,
Google-Team